امروزه یکی از موضوعاتی که بیشتر از قبل ذهن سازمان ها و مدیران آن ها را درگیر کرده و تبدیل به دغدغه ای در سطح سازمانی شده است، موضوع ایجاد تغییری جدید، اصلاح و بهبود روند کارایی سازمان ها است. منشا شکل گیری این دغدغه به 2 دلیل اساسی مربوط می شود:
سازمان ها و محیط پیرامون آن ها به صورت دائمی دچار تغییر و تحول می شوند و در این تغییرات، تنها سازمان هایی پیروز هستند که به راحتی می توانند خودشان را با وضعیت جدید وفق دهند. سازمان هایی که سازگاری بالایی دارند و با الزامات و قوانین موجود هماهنگ هستند، به راحتی می توانند در شرایط جدیدی که به وجود آمده است، به حیات خود ادامه دهند.
هر سازمانی برای اینکه بتواند به رشد و تکامل متناسب با اهداف خود برسد باید به صورت مداوم از درون متحول شود و انعطاف پذیری ایجاد هرگونه تغییر جدیدی را در سازمان داشته باشد؛ در این صورت است که یک سازمان می تواند به راحتی به سمت رشد و بلوغ خود حرکت کند. مدیران باید در نظر داشته باشند که به جای آن که وقت و انرژی خود را صرف حل مسائل خارجی سازمان کنند، باید این انرژی را در بهبود فضای داخلی سازمان بکار گیرند تا نتیجه ای بهتر عاید آن ها شود.
با وجود تمام اهمیت و ضرورتی که این موضوع برای سازمان ها دارد، اما در کنار آن متغیر های زیادی هم وجود دارد که بر مسائل داخلی سازمان موثر بوده و روز به روز این مسائل پیچیده تر می شوند و به تبع، راه حل های سخت تری هم می طلبند. در این شرایط نه تنها رشد و توسعه کار سختی به نظر می رسد بلکه حتی حفظ وضع موجود یک سازمان در رقابت با دیگر سازمان ها به علت وجود تنوع و پیچیدگی های زیاد نیز یک امر اساسی و مهم برای هر سازمان به شمار می رود. به همین علت چاره ای به جز از سر راه برداشتن مشکلات و عبور از ناهمواری ها نیست و این کار تنها راه ادامه حیات و فعالیت هر سازمانی است. برای آگاهی کاملتر از این عنوان در وبسایت شهرک های صنعتی تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
عارضه یابی
برای هدایت سازمان ها به سمت هدفشان در چنین شرایطی، اول از همه باید درک درستی از شرایط به وجود آمده بدست آورد و همچنین باید نقاط ضعف و قوت هر سازمان به خوبی شناسایی شود چرا که توانایی پاسخگویی سازمان های مختلف در برابر شرایط یکسان، مانند یکدیگر نیستند و هر سازمانی با توجه به عملکرد و انعطاف پذیری داخلی خود، به شکل های متفاوتی مشکلات را از سر راه خود بر می دارد. هر سازمان الگوی به خصوص خود را برای رفع ناهمواری ها دارد.
برای شروع ایجاد تغییر و تحول در هر سازمانی، اول از همه باید درک و شناخت صحیحی از وضعیت حال حاضر سازمان داشت. اگر در زمان درست و به موقع بتوان مشکل به وجود آمده را شناسایی کرد و از عارضه هایی که سازمان درگیر آن شده است اطلاعات کافی کسب کرد، می توان سریع تر راه حل آن را یافت و ریشه یابی این عارضه ها با سرعت بیشتری صورت می گیرد، قبل از اینکه محیط داخلی سازمان را به صورت فراگیر درگیر مشکل شود. برای رسیدن به این هدف، متدلوژی شناخت سازمانی، تنظیم و تدوین شده است که بر مبنای بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت برای ارزیابی هرچه بهتر و سریع تر سازمان ها در اختیار مدیران قرار گرفته است.
برای پیگیری فرایند معاینه سازمانی، 2 مدل مهم و اساسی مورد استفاده قرار می گیرد که با مشارکت کارفرمایان و کارشناسان مربوطه در هر سازمان و همکاری آن ها با یکدیگر، این فرایند علمی را می توان به سرعت در سازمان به اجرا در آورد. این فرایند با تشکیل تیم بین کارفرما و سازمان، در پی رسیدن به 2 هدف ارزشمند است:
تشخیص صحیح و به موقع مشکلات سازمانی و بکارگیری کل توانمندی سازمان برای حل آن
ترسیم تصویر و شکلی درست و کامل درباره وضعیت کنونی سازمان و چگونگی ایجاد تغییر در جهت بهبود؛ که این امر از طریق تعاملات بین کارفرما و مشاوران صورت می گیرد. در کل نقش کارفرما در این موضوع بسیار اساسی بوده و کارفرما یکی از شخصیت های مهم سازمانی برای ایجاد تغییر در آن است.
معاینه سازمانی چیست؟
هر شرکتی دارای سازماندهی منحصر بفرد خود است. سازمان ها موجودی پویا هستند که باید در زمان مناسب رسیدگی لازم به آن ها صورت گیرد تا ایجاد مسئله ای کوچک نتواند کل سازمان را درگیر خود کند، بدین منظور قبل از انجام هرگونه درمانی و حل هرگونه مسئله ای، باید نگاهی کلی به وضعیت و ساختار سازمان داشت تا با شناسایی کامل این ساختار ها بتوان تجویز مناسبی برای هر سازمان منحصر بفرد داشت. همانطور که هر سازمان دارای ساختاری منحصر بفرد است، راه حلی متمایز هم برای حل مسائل خود می طلبد. پس نمی توان برای تمامی سازمان ها نسخه ای مشابه تجویز کرد و چه بسا تجویز اشتباه موجب فروپاشی سازمان شود.
برای اینکه بتوان هر مانع و سدی را از پیش روی سازمان در مسیر دستیابی به اهدافش برداشت، باید وضعیت کنونی سازمان به دقت بررسی شود، با معاینه هر سازمان، به امراض موجود و پیچیدگی های داخلی سازمان می توان پی برد، و سپس می توان برای سازمان پروژه های مختلفی در رابطه با بهبود آن در نظر گرفت.
یکی از ابزارهای اولیه و مفید برای هر سازمانی، همین معاینه سازمانی است؛ چرا که با بینشی صحیح نسبت به مشکلات راحت تر می توان آن ها را حل کرد.
مراحل تشخیص مشکلات قبل از فرایند معاینه سازمانی به شرح زیر است:
- بررسی چشم انداز، ماموریت و استراتژی هر سازمان
- بررسی سیستم های اطلاعاتی و ساختار منحصر بفرد هر سازمان
- تجزیه و تحلیل نتایج و ارزیابی آن ها و نتیجه گیری صحیح
- تعیین نقاط قوت و ضعف هر سازمان
- تعیین و مشخص کردن حوزه هایی که از مشکلات بیشتری رنج می برند و ارائه راهکارهای مناسب برای حل مشکلات
- تدوین به موقع گزارشات
- مراحل انجام معاینه سازمانی یا همان عارضه یابی واحد های صنعتی
- بیان موضوع مسئله و مشکل هر سازمان
- برای اجرای معاینه سازمانی، موافقت مدیریت ارشد یکی از لازمه های اجرای پروژه است.
- انتخاب مشاورینی که مهارت و تجربه لازم برای اجرای پروژه را دارند.
- تشکیل تیم برای اجرای معاینه سازمانی برای آنکه تفاهم و حمایت و همکاری را بتوان بین مدیران افزایش داد.
- ایجاد اعتقاد و توجیه مدیران و سایر کارکنان سازمان نسبت به فرایند معاینه سازمانی
- برنامه ریزی برای انجام اصولی معاینه سازمانی
- ارائه راهکارهای مناسب در جهت بهبود مشکلات
- جمع آوری اطلاعات مربوط به معاینه انجام گرفته و تدوین آن و گزارش به موقع آن
- سطوح عارضه یابی واحد های صنعتی
عارضه یابی و معاینه سازمانی در 2 سطح صورت می گیرد:
- عارضه یابی سطحی با سرعت بالا
- عارضه یابی تفصیلی با دقت بالا
عارضه یابی سطحی با سرعت بالا چیست؟
در این نوع معاینه سازمانی، از راه هایی مانند طرح پرسشنامه، مصاحبه، بازدید و مطالعات میدانی و ... مستندات و مدارک لازم را گردآوری کرده و سپس محاسباتی بر روی آن ها انجام می گیرد تا شاخص های بهره وری و سود آوری هر سازمان به طور کامل مشخص شود. بعد از آن، وضعیت شاخص های مختلف تجزیه و تحلیل می شود و ارتباط اطلاعات با یکدیگر را بدست می آورند تا بتوان جایگاه مشخص شرکت در محیط پیرامونش را تعریف کرد. پس از آن می توان با توجه به جایگاه شرکت؛ عملکرد سازمان را به طور کلی بررسی کرد و آن را مورد قضاوت قرار داد و به طور دقیق تری در مورد سازمان تصمیم گرفت.
معاینه و یا عارضه یابی سریع سازمانی بدین معناست که با داشتن درک صحیح تری از عارضه و یافتن علت های ایجاد آن عارضه، می توان با سرعت بیشتری پیشنهادات موجود در این زمینه را بکار گرفت تا در مدت زمان کوتاه تری عارضه به وجود آمده را از بین برد.
زمانی می توان در جهت بهبود و توسعه یک سازمان گام برداشت که به شناخت کاملی از نقاط قوت و ضعف و همچنین فرصت ها و تهدید های سازمان دست پیدا کرده باشیم؛ در این صورت است که می توان بهبود و توسعه ای اثربخش در سازمان به وجود آوریم.
عارضه یابی تفصیلی با دقت بالا چیست؟
عارضه یابی تفصیلی 5 مرحله دارد، که موارد بیشتری نسبت به عارضه یابی سطحی در بر می گیرد.
کسب شناخت کامل از وضعیت حال حاضر شرکت و ارزیابی آن:
اطلاعات موردنیاز در هر مقطعی را می توان با بررسی منابع درون سازمانی بدست آورد و در این مرحله، خط مشی هر سازمان مشخص می شود.
در نظرگیری وضعیت مطلوب برای سازمان:
این مرحله به بررسی وضعیت موجود و انطباق آن ها با استاندارد های از پیش تعیین شده می پردازد.
شناخت کامل فرصت ها و تهدید ها:
در این مرحله جلساتی برای مشورت و تجزیه و تحلیل و بررسی فرصت های پیش روی سازمان برگزار می شود و اطلاعات جمع آوری شده از این جلسات در جداولی مخصوص منعکس می شود و تمامی این مدارک در بایگانی سازمان نگهداری می شوند.
تعیین علت های به وجود آمدن مشکل و ارائه راهکار جدی برای حل مشکلات:
اولویت بندی مسائلی که در شرکت وجود دارد، در این مرحله انجام می گیرد و ریشه این مشکلات به دقت شناسایی می شود.
بکارگیری اقدامات جدی برای حل مشکلات:
پس از اینکه اولویت مشکلات تعیین شد، برنامه های از قبل تنظیم شده متناسب با وضع موجود به اجرا گذاشته می شود تا بتوان به وضعیت بهبود بخشید، بر روی اجرای این برنامه ها، نظارت های شدیدی اعمال می شود تا دیگر نیازی به صرف وقت و هزینه دوباره برای حل مشکلات تکراری صورت نگیرد.
نتایج حاصل از اجرای فرایند عارضه یابی صنعتی
نتایج عارضه یابی که در اختیار ما قرار می گیرد شامل موارد زیر است:
- ریشه یابی علت های ایجاد تاخیر در انجام پروژه های سازمانی و ارائه راهکار برای حل این معضل
- تعیین نقاط قوت و ضعف هر سازمان و تلاش در جهت بهبود آن
- محاسبه دقیق شاخص های بهره وری و سودآوری و چگونگی افزایش آن ها از طریق بکارگیری همه ظرفیت های موجود در سازمان و کاهش هزینه های تولید
- تجزیه و تحلیل ساختار، اهداف و استراتژی های سازمان
- بهبود تجهیزات و ماشین آلات
- بالا بردن سهم بازار
- شناسایی وضعیت رقبای خارجی و داخلی
- بالا بردن بهره وری کارکنان سازمان و افزایش استفاده موثر از عوامل تولید
- عارضه یابی محیط های کاری و منابع انسانی
- جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات لازم و مورد نیاز
- کاهش سوخت مطالبات و افزایش امنیت حقوقی معاملات بین سازمانی
- امنیت داده ها و اطلاعات و عدم افشای آن ها برای سازمان های رقیب
- حفظ انحصار مالکیت فکری
نتایج حاصل از عملکرد عارضه یابی سازمانی
نتایجی که از عملکرد عارضه یابی حاصل می شود شامل موارد زیر است:
- بهبود و افزایش بهره وری سازمانی
- بهبود و افزایش کارایی کارمندان و سازمان ها
- شکل گرفتن نوآوری نوین و تبدیل ایده های جدید به محصول
- بهبود و افزایش سطح رضایتمندی کارکنان از سازمانی که در آن مشغول به کارند که این افزایش رضایت، باعث بهبود بهره وری منابع انسانی یک سازمان می شود.
- بهبود و افزایش کیفیت مدارک و مستنداتی که سازمان به آن نیاز دارد.
- انجام مسئولیت اجتماعی هر فرد و بهبود عملکرد و مسئولیتی که سازمان در قبال محیط زیست دارد.
- افزایش حقوق و امنیت هر سازمان در برابر تهدیدات خارجی
یک سازمان متعالی، سازمانی است که خروجی هایی که ارائه می دهد به قدری با کیفیت باشد تا رضایت مصرف کنندگان، کارکنان، مشتریان، سهامداران و ... را بتواند جلب کند. عارضه یابی در سازمان به معنای تفاوتی است بین آنچه که باید باشد با آنچه که می تواند باشد. راهکار هایی که از انجام فرایند عارضه یابی در اختیار ما قرار می گیرد می تواند تغییراتی را در سازمان ایجاد کند که معضلات به وجود آمده حذف شوند و یا تاثیر آن در عملکرد سازمان به حداقل برسد.
تاثیراتی که عارضه یابی صنعتی بر رشد کسب و کار دارد به چه شکل است؟
عارضه یابی باید بتواند رضایت همه اجزای سازمانی را جلب کند تا بتواند مثمر ثمر واقع شود و کارایی خود را به صورت حداکثری اثبات کند. در فرایند عارضه یابی، هدف دست یافتن به موقعیتی مطلوب و استاندارد برای سازمان است تا سازمان بتواند بدون هیچ مشکلی در مسیر رسیدن به اهداف خود حرکت کند.
در عارضه یابی سازمانی، هرچه دسترسی به اطلاعات و منابع یک سازمان راحت تر باشد و اطلاعات سازمانی شفاف باشند، راحت تر می توان فرایند عارضه یابی را به اجرا درآورد و به تبع، نتیجه اثر بخش تری هم خواهد داشت.
